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Was Sie über den Wechsel der Hausverwaltung wissen müssen!
Kann eine WEG die Hausverwaltung wechseln?
Wohnungseigentümer in einer WEG (Wohnungseigentümergemeinschaft) brauchen zwingend eine Hausverwaltung. Dies kann ein Hausverwaltungsunternehmen, also ein professioneller Hausverwalter oder Hausverwalterin sein; oder ein Eigentümer/eine Eigentümerin übernimmt die Verwaltungsaufgaben (Selbstverwaltung). Grundlage der Verwaltung ist dabei immer ein Verwaltervertrag. Dieser wird mit der Bestellung der Hausverwaltung verhandelt und dann zwischen der Eigentümergemeinschaft und der Verwaltung geschlossen. In diesem Verwaltervertrag wird auch die Dauer der Bestellung, also die Vertragslaufzeit festgelegt. Doch diese ist natürlich nicht in Stein gemeißelt. Die Eigentümergemeinschaft kann also durchaus die Hausverwaltung wechseln! Dabei gibt es allerdings einiges zu beachten. Doch fangen wir von vorne an. Zu allererst stellt sich dabei eine Frage:
Wieso soll die Verwaltung gewechselt werden?
Ein Verwalterwechsel kann aus verschiedenen Gründen stattfinden. Dann unterscheidet sich auch der Ablauf deutlich. In der Praxis zeigen sich dabei meist zwei verschiedene Gründe für den Verwalterwechsel und somit verschiedene Vorgehensweisen:
1. Verwaltervertrag läuft aus
Der Verwaltervertrag enthält immer die Dauer der Bestellung der Hausverwaltung. Üblich ist hierbei eine Laufzeit über ein oder zwei Jahre. Gesetzlich gilt gemäß dem Wohnungseigentumsgesetz die Obergrenze von 5 Jahren (3 Jahre bei einer „neu gegründeten“ WEG). Nach Ablauf dieser Laufzeit, kann entweder die Hausverwaltung neu bestellt werden so dass die Bestellung verlängert wird. Alternativ kann die WEG den Vertrag kündigen und eine neue Hausverwaltung suchen.
Wenn die Eigentümergemeinschaft den Vertrag mit der Hausverwaltung kündigen will, ist dies zum Ende der Laufzeit möglich. Der Verwaltervertrag endet dann, z.B. zum Ende des Jahres. Es kann auch vorkommen, dass die bisherige Hausverwaltung die Eigentümer informiert, dass sie das Objekt nicht weiter betreuen möchten und nicht für eine Neubestellung zur Verfügung stehen. Die Verwaltung wird das Objekt dann zum Ende der Vertragslaufzeit abgeben. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Verwaltung der WEG für das Unternehmen auf Grund von zu geringer Verwaltergebühr oder zu hohem Aufwand in der Betreuung unwirtschaftlich wird, oder in Fällen in denen es auf der zwischenmenschlichen Ebene Probleme gibt. Wenn es sich herausstellt, dass beide Seiten nicht mehr gut und gerne zusammen arbeiten, sollte die WEG den Vertrag kündigen und einen Verwalterwechsel anstreben.
2. Außerordentliche Abberufung oder Kündigung:
Während Punkt 1 den regulären, ordentlichen Wechsel der Hausverwaltung beschreibt, ist dies längst nicht der einzige Weg, um die Hausverwaltung zu wechseln. In vielen Fällen kommt es leider zu Zerwürfnissen oder großer Unzufriedenheit, und eine weitere Zusammenarbeit ist nicht mehr möglich.
Ist eine WEG beispielsweise an eine Verwaltung geraten, die sich nicht kümmert, oder keine ordnungsgemäße Verwaltung leistet, sollten die Eigentümer aktiv werden und zu einer professionellen und aktiven Hausverwaltung wechseln!
Für gravierende Fälle, in denen etwas schwerwiegendes vorgefallen ist, gibt es die Möglichkeit der Kündigung aus wichtigem Grund. Dies ist vergleichbar mit einer fristlosen Kündigung im Arbeitsverhältnis. Dies ist möglich, wenn ein so wichtiger Grund vorliegt, dass der Eigentümergemeinschaft die Zusammenarbeit mit der Verwaltung nicht mehr zumutbar ist. Ein Beispiel hierfür könnten z.B. das Veruntreuen von Geldern der Gemeinschaft, wiederholtes Verweigern der Verwaltungsaufgaben (fehlende Hausgeldabrechnungen) oder schwerwiegende Vertrauensbrüche sein (Beispiele ohne Gewähr). Damit hat die Eigentümergemeinschaft die Möglichkeit, den Verwaltervertrag fristlos zu kündigen und die Verwaltung von allen Aufgaben zu entbinden. Jedoch ist dies ein rechtlich schwieriges Thema, bei dem es auch schnell zum Rechtsstreit darüber kommen kann, ob wirklich ein wichtiger Grund vorliegt. Daher schrecken einige Eigentümergemeinschaften vor diesem Weg zurück.
Zusätzlich gibt es hier nun jedoch neuerdings die Möglichkeit der vorzeitigen Abberufung. Durch die Reform des Wohnungseigentumsgesetz im Dezember 2020 wurde diese Möglichkeit neu geschaffen. Wenn Sie herzu mehr wissen möchten, lesen Sie hier meinen Artikel über die WEG-Reform 2020.
Durch diese Gesetzesänderung gibt es nun die Möglichkeit, dass eine Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung jederzeit abberufen und den Verwaltervertrag damit jederzeit kündigen kann. Damit wird der Verwaltervertrag gekündigt und endet, wenn es eine längere Laufzeit gab, nach spätestens 6 Monaten. So kann eine WEG vergleichsweise schnell und unkompliziert die Hausverwaltung wechseln.
Dies ist also eine gute Lösung für Eigentümergemeinschaften, in denen große Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung herrscht, ohne dass unter Umständen ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung des Vertrages vorliegt. Auch bei starken Differenzen mit der Hausverwaltung und bei Problemen in der Zusammenarbeit kann diese Lösung hilfreich für eine WEG sein, um sich bei Unzufriedenheit aus einem Vertrag mit langer Laufzeit vorab lösen zu können und zu einer guten Hausverwaltung zu wechseln.
Wie läuft der Verwalterwechsel dann ab?
Wie im vorangegangen Abschnitt deutlich wird, gibt es unterschiedliche Ausgangssituationen für einen Verwalterwechsel. Daher kann es auch keinen allgemeingütigen Ablauf geben. Dieser ist immer abhängig vom Verhältnis der beiden Parteien und den Umständen des Wechsels. Bei einem gütlichen Ende des Verwaltervertrages kann meist ein besserer Ablauf erzielt werden. Sind die Fronten dagegen verhärtet, sollten Eigentümer damit rechnen, dass es zu Schwierigkeiten im Wechsel kommen kann.
Grundsätzlich lässt sich jedoch ein Verwalterwechsel in mehrere Schritte untergliedern. Im Optimalfall läuft es so ab:
Entscheidung über den Verwalterwechsel
Der Wechsel der Hausverwaltung beginnt natürlich mit der Entscheidung über den Verwalterwechsel. Grundlage hierzu ist eine Kündigung des Verwaltervertrages. Je nachdem um welches der beiden geschilderten Szenarien und welche Gründe es sich handelt, kann dies natürlich auf unterschiedlichem Wege passieren. Im Fall, dass die bisherige Hausverwaltung das Objekt nach Ablauf der Vertragslaufzeit abgibt, werden Eigentümer auf einer Eigentümerversammlung oder postalisch darüber informiert. Geht der Wunsch zur Kündigung jedoch von der WEG aus, muss ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft gefasst werden. Besteht also seitens der WEG Unzufriedenheit und wird ein Verwalterwechsel in Betracht gezogen, müssen die Eigentümer einen Beschluss darüber herbeiführen. Dazu muss das Thema „Abwahl/Kündigung der Hausverwaltung“ und „Neuwahl/Neubestellung einer neuen Hausverwaltung“ als Beschlussgegenstand auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung gesetzt werden. Eigentümer sollten daher die aktuelle Hausverwaltung bitten, dies auf die Tagesordnung setzen zu lassen, oder in dringenden Fällen den aktuellen Verwalter auffordern, eine außerordentliche Versammlung einzuberufen.
Einholen von Angeboten
Um einen Wechsel der Hausverwaltung umzusetzen, muss natürlich auch die Suche nach einer neuen, passenden Hausverwaltung für die WEG starten. Innerhalb der Eigentümergemeinschaft wird festgelegt, wer sich um die Suche nach einer passenden Hausverwaltung kümmern soll. Dies können beispielsweise einzelne Eigentümer sein, oder Mitglieder des Verwaltungsbeirates, jeweils alleine oder auf mehrere Personen aufgeteilt. Diese sollten dann die ortsansässigen Verwaltungen prüfen und sich einen Überblick über deren Angebot und Leistungen verschaffen. Dann kann eine Vorauswahl getroffen werden, welche Hausverwaltungen in Frage kommen. Dort werden dann Angebote angefragt und zusammengetragen. Wichtig ist dabei, dass die Eigentümergemeinschaft mehrere Vergleichsangebote einholt. Es sollten in jedem Fall Angebote von mindestens 3 verschiedenen Hausverwaltungsunternehmen vorliegen. So können die Eigentümer dann detailliert die Leistungen und Konditionen vergleichen.
Liegen diese Angebote vor, sollte eine Eigentümerversammlung einberufen werden. Mit der Einladung werden dann die Angebote an alle Eigentümer verschickt. So kann sich jede:r vorab ein genaues Bild der potenziellen neuen Verwalter machen. Sind die Angebote sehr umfangreich, kann es auch ausreichend sein, eine Übersicht der Eckdaten aller Angebote zusammenzustellen und diese allen Eigentümern zur Verfügung zu stellen. An der Eigentümerversammlung selbst besteht dann die Möglichkeit, wenn alle Beteiligten dies möchten, dass die Kandidaten für die neue Hausverwaltung sich vor Ort der Eigentümergemeinschaft persönlich vorstellen.
Beschluss über Kündigung des Verwaltervertrages oder Abberufung
Auf der Eigentümerversammlung muss zuerst über die Abwahl und Abberufung der Hausverwaltung, sowie über die Kündigung des Verwaltervertrages beschlossen werden. Hierüber wird nach Beratung und Besprechung der Eigentümer dann entschieden. Die genaue Entscheidung wird im Protokoll festgehalten und ggf. ein Eigentümer, meist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates, ermächtigt, die Kündigung zu unterschreiben. Da die Eigentümerversammlung in der Regel durch den Verwalter geleitet wird, ist dieser automatisch über die Entscheidung informiert.
Beschluss über Bestellung der neuen Hausverwaltung
Gibt es einen Beschluss zur Beendigung des bisherigen Verwaltervertrages, wird auch die neue Verwaltung gewählt. Die Eigentümergemeinschaft stimmt nach Beratung über die verschiedenen Angebote ab und entscheidet sich für eine konkrete neue Hausverwaltung. Es wird ein entsprechender Beschluss gefasst und festgelegt, wer den neuen Verwaltervertrag unterschreiben soll. Die neue Hausverwaltung muss dann im Nachgang über das Ergebnis der Bestellung informiert werden.
Übernahme der Verwaltung
Ist das Datum zum Verwalterwechsel dann eingetreten, sollte die neue Verwaltung in Kontakt mit der bisherigen Verwaltung treten und eine Übergabe vereinbaren. Schließlich muss alles, was der WEG gehört, an die neue Verwaltung übergeben werden. Dies schließt neben Ordnern mit Unterlagen in Papierform, Stammdaten und Schlüsseln auch digital verwahrte Daten wie Email-Korrespondenz, Unterlagen in PDF-Form oder digitale Fotos mit ein. Was genau übergeben wird, wird dabei in einem ausführlichen Übergabeprotokoll festgehalten, so dass alles nachvollziehbar ist.
Wichtig ist, dass die bisherige Verwaltung keine Unterlagen, Schlüssel etc. zurückbehalten darf, da dies nicht dem Verwalter gehört, sondern zum Eigentum der WEG gehört! Die bisherige Hausverwaltung ist darüber hinaus sogar zur Mitwirkung an der Übergabe verpflichtet.
Im Optimalfall übernimmt also die neue Verwaltung alle Unterlagen, Schlüssel etc. und legt los!
Probleme beim Wechsel der Hausverwaltung?
Leider kommt es jedoch auch vor, dass sich die frühere Verwaltung nicht immer kooperativ verhält. Werden z.B. Unterlagen zurückgehalten, wichtige Infos nicht weitergegeben, oder taucht die frühere Verwaltung sogar ganz ab, wird es schnell problematisch!
Gerade wenn es keine gütlich Trennung war, und das Verhältnis zwischen Verwalter und WEG durch Spannungen belastet war, ist dies leider oft traurige Realität. Dann ist Ärger vorprogrammiert!
Tipp: Klären Sie daher am Besten mit der neuen Verwaltung frühzeitig ab, welche Aufgaben diese beim Wechsel übernimmt. Wird die Verwaltung von sich aus aktiv und bleibt auch hartnäckig, wenn die bisherige Verwaltung sich quer stellt? Kümmert sich die neue Verwaltung auch bei solchen Problemfällen? Oder gibt es bei Ihrer neuen Hausverwaltung vielleicht sogar schon Erfahrungswerte im Umgang mit solchen Situationen? Dies kann Ihnen viel Zeit und Nerven sparen. Denn das Ziel einer wirklich guten Hausverwaltung ist es, bei einem Verwalterwechsel für alle Beteiligten einen reibungslosen und sorgenfreien Übergang zu erreichen.
Sie suchen eine neue Hausverwaltung? Dann habe ich hier 5 Tipps für Sie, wie Sie eine wirklich gute Hausverwaltung finden!