Eigentümer, Beirat, Verwalter: Wer ist wer in der WEG?

WEG, GdW, Beirat, Verwaltungsbeirat, Hausverwaltung: Wer hat eigentlich welche Rolle in Ihrer Eigentümergemeinschaft? In diesem Artikel erwartet Sie ein Überblick über alle Begriffe, denen Sie als Wohnungseigentümer begegnen werden!

Gemeinschaft der Wohnungseigentümer

Was ist die GdW?

Die Gesetzesreform im Dezember 2020 hat einige Änderung im Gesetz bewirkt. Dabei hat sie auch einen neuen Begriff mit sich gebracht: die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdW). Dieser Begriff umschreibt die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), also die Gemeinschaft aller Eigentümer in einem Objekt. Bisher wurde im Sprachgebrauch das Wort WEG sehr häufig verwendet. Korrekt ist neuerdings nun der Begriff Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, bzw. die Abkürzung GdW, wobei inhaltlich weiterhin das selbe gemeint ist.

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer selbst ist rechtsfähig, kann also Rechtsgeschäfte (z.B. Verträge) abschließen, und klagen bzw. verklagt werden. Die WEG wird nach außen immer durch die Hausverwaltung vertreten.

Rolle der Hausverwaltung

Durch das Wohnungseigentumsgesetz wird auch die Position von Verwalter:innen gesetzlich geregelt. Die Hausverwaltung vertritt die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach außen vollumfänglich (mit Ausnahme von Grundstückskauf und Darlehensverträgen).

Dies bedeutet dass der Verwalter bzw. die Verwalterin nach außen hin gesetzlicher Vertreter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist. Die Vertretung der Eigentümer durch die Hausverwaltung nach außen, also gegenüber Dritten (Vertragspartner, Energieversorger, Versicherungen etc.) gilt nahezu unbeschränkt. Dabei handelt die Verwaltung dann immer im Namen und auf Rechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).

Das bedeutet natürlich nicht, dass die Hausverwaltung all das ohne Rücksprache mit den Eigentümern darf. Das Innenverhältnis zwischen Verwaltung und Eigentümergemeinschaft ist davon nicht betroffen. Hier müssen also alle Regelungen und Befugnisse konkret im Innenverhältnis festgelegt werden. Dies sollte am Besten in Form von Beschlüssen der Gemeinschaft der Eigentümer geregelt werden.

Verwaltungsbeirat der WEG

Der Beirat der Wohnungseigentümergemeinschaft bildet ein Sondergremium innerhalb der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Der Verwaltungsbeirat wird durch die Eigentümergemeinschaft gewählt und setzt sich aus beliebig vielen Eigentümer:innen zusammen. Dem Verwaltungsbeirat kommen innerhalb der WEG besondere Rechte (z.B. verstärkte Kontrolle und Einsichtnahme) und Pflichten zu. Sie unterstützen nicht mehr nur die Verwaltung, sondern sollen diesen nun auch konkret überwachen. Doch was zählt konkret zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirates einer WEG?

Aufgaben des Beirates in der WEG

1. Unterstützung des Verwalters 

Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats einer WEG sollen die Hausverwaltung unterstützen und dieser beratend zur Seite stehen. Dies umfasst beispielsweise das Einholung von Vergleichsangeboten oder die jährliche Begehung der Wohnanlage mit dem Verwalter, um einen Instandsetzungsbedarf am Gebäude und den dazugehörenden Anlagen festzustellen. Aber auch die Überwachung der Einhaltung der gemeinschaftlichen Hausordnung oder auch das Schlichten bei Streitigkeiten zwischen Hausverwaltung und einzelnen Eigentümern kann Beiratsmitgliedern übertragen werden. Ebenso zählt das Vorbereiten der Eigentümerversammlung und damit die Rechnungsprüfung zu den Beiratsaufgaben in einer WEG.

Diese Aufgabenbereiche können auch per Beschluss erweitert werden. Zum Beispiel dürfen sich Beiratsmitglieder auch um Entgegennahme von Eigentümerbeschwerden kümmern oder mit dem Entwurf und der Einhaltung einer Hausordnung betraut werden.

Allerdings haben diese Aufgaben auch Grenzen. Denn Beiräte dürfen beispielsweise keine Entscheidungen treffen, die eigentlich der Eigentümergemeinschaft vorbehalten sind – auch dann nicht, wenn die WEG einen entsprechenden Beschluss gefasst hat. 

2. Überwachung des Verwalters 

Durch die Reform des Wohnungseigentumsgesetz wurde der Aufgabenkreis des Verwaltungsbeirates um einen wichtigen Punkt erweitert. So wurde dem Beirat ausdrücklich die Aufgabe zugesprochen, zu kontrollieren, inwieweit die Hausverwaltung ihre Pflichten ordnungsgemäß erfüllt. Das bedeutet, dass Beiräte die Arbeitsweise der Hausverwaltung überprüfen und auf deren korrekte Handlungsweise achten müssen und dürfen.

Der Verwaltungsbeirat hat dabei allerdings im Fall einer Pflichtverletzung durch den Verwalter weder eine Weisungsmöglichkeit noch eine sonstige Sanktionsmöglichkeit. Der Verwaltungsbeirat kann dabei lediglich die Eigentümergemeinschaft darüber informieren, damit diese einen Beschluss über die weitere Vorgehensweise fassen kann. 

Die überwachende und kontrollierende Funktion schließt auch das Überprüfen von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung ein, bevor die Gemeinschaft diese in der Eigentümerversammlung genehmigt. Hierzu genügt im Übrigen eine stichprobenartige Überprüfung der Rechnungen und Belege. Der Verwaltungsbeirat hat das Recht, sämtliche Unterlagen einzusehen, und die Hausverwaltung ist ausdrücklich verpflichtet, diese vorzulegen. Bei der Prüfung der Belege und Rechnungen muss der Verwaltungsbeirat auf die richtigen Ansätze achten und eine rechnerische Schlüssigkeitsprüfung vornehmen.

Dabei sollte unter anderem auf die korrekte Verwendung der richtigen Verteilerschlüssel geachtet werden, überprüft werden ob sich Bank- und Buchungskonten entsprechen und ob vor allem die Anfangs- und Endbestände aufeinanderfolgender Jahresabrechnungen übereinstimmen. Auch die Zuordnung von Rechnungen zum Gemeinschaftseigentum, die Höhe der tatsächlich geleisteten Zahlungen in Übereinstimmung mit der Rechnung oder etwaige Kürzungen sollten überprüft werden. Zusätzlich sollten die Hausgeldzahlungen der einzelnen Eigentümer und deren korrekte Verbuchung überprüft werden.

3. Bericht und Auskünfte

Der Verwaltungsbeirat ist den anderen Eigentümern gegenüber in der Eigentümerversammlung zur Auskunft verpflichtet. Vor der Beschlussfassung informiert der Beirat die Eigentümergemeinschaft über das Ergebnis der Rechnungsprüfung und spricht eine Empfehlung für oder gegen den Genehmigungsbeschluss aus.

Zudem müssen Beiratsmitglieder auf Fragen Auskunft geben, inwieweit der Beirat die Verwaltung bei den Aufgaben unterstützt hat, und ob die Hausverwaltung ihre Tätigkeiten ordnungsgemäß ausführt.

4. Einberufung der Eigentümerversammlung 

Zusätzlich zu den drei Hauptaufgaben, kann dem Verwaltungsbeirat noch eine besondere Rolle zukommen. Dies wird in dem (eher seltenen) Fall wichtig, wenn sich die Hausverwaltung pflichtwidrig weigert, die jährliche Eigentümerversammlung einzuberufen. In diesem Fall ist der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter zur Einberufung der Versammlung berechtigt, jedoch nicht verpflichtet. Ohne einen Verwaltungsbeirat kann die Versammlung in diesem Sonderfall dann nur durch alle Eigentümer gemeinschaftlich oder durch einen (gerichtlich oder vorher per Beschluss) dazu ermächtigten Eigentümer einberufen werden.

Braucht die WEG unbedingt einen Beirat?

Eins vorweg: ein Verwaltungsbeirat ist nicht verpflichtend. Das heißt, es gibt auch viele WEG ohne Beirat. Gerade bei kleineren Eigentümergemeinschaften finden sich schwer Eigentümer, die diese Funktion übernehmen möchten. Oder es wird argumentiert, es sei unsinnig – wenn die WEG nur aus drei Eigentümerparteien besteht, ist eine Abstimmung untereinander bei wichtigen Fragen natürlich einfacher als in einer WEG mit 30 Eigentümern, wo ein Beirat dies übernehmen kann.

Ein guter Verwaltungsbeirat ist für Ihre Eigentümergemeinschaft jedoch generell Gold wert. Da die Beiratsmitglieder alle Wohnungseigentümer der WEG sind, haben sie meist ein ureigenes Interesse an einer gut funktionierenden Verwaltung und Erhaltung und Wertsteigerung des Gemeinschaftseigentums. 

Außerdem kennen die Beiratsmitglieder als Eigentümer die Wohnanlage und die Miteigentümer oft besser als eine externe Verwaltung. So können schneller und einfacher sachgerechte Lösungen für die konkreten Probleme in der WEG gefunden werden.

Zudem ergibt sich aus den Aufgaben des Verwaltungsbeirates eine besondere Wichtigkeit. Gibt es beispielsweise keinen Beirat, können sich viele Abläufe verzögern oder es fehlen Handlungsalternativen. Wenn z.B. die Hausverwaltung keine Eigentümerversammlung einberuft, und kein Beirat existiert, der dies übernehmen könnte, bleibt nur noch der Weg vor Gericht. Solche Komplikationen entfallen, wenn es einen Beirat in der WEG gibt. Daher ist es absolut empfehlenswert, dass für eine Wohnungseigentümergemeinschaft ein Beirat gewählt wird.

Alternativ kann ein:e Eigentümer:in per Beschluss ermächtigt werden, die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gegenüber der Verwaltung zu vertreten.

Wer kann alles Beirat sein?

Es können beliebig viele Eigentümer:innen als Beirat gewählt werden. Gibt es mehrere Beiratsmitglieder, werden jeweils Vorsitzende und ggf. Stellvertreter bestimmt. Der oder die Beiratsvorsitzende vertritt dann die gesamte Eigentümergemeinschaft gegenüber der Verwaltung. Dabei ist es jedoch auch ausreichend, wenn beispielsweise nur eine einzelne Person zum Beirat gewählt wird. Dies ist gerade in kleineren Eigentümergemeinschaften einfacher umzusetzen.

Personen, die selbst nicht Eigentümer innerhalb der WEG sind, z.B. Lebenspartner oder Mieter von Eigentümern, können auch nicht zum Beirat gewählt werden. Ein solcher Beschluss wäre anfechtbar.

Wichtig ist auch zu wissen, dass Beiräte nur begrenzt haftbar sind. Sind die Mitglieder eines Verwaltungsbeirats ehrenamtlich tätig, sieht das Gesetz eine Haftungserleichterung für sie vor. Die Beiratsmitglieder haften dann nur noch für Schäden, die sie durch eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzung herbeigeführt haben. Anders sieht es dagegen aus, wenn Beiratsmitglieder für ihre Tätigkeit eine Vergütung erhalten. Dies ist in einigen WEGs der Fall. Davon nicht betroffen ist die Erstattung der angefallenen Auslagen (z.B. Porto- oder Kopierkosten).

Fazit: Ein Verwaltungsbeirat ist gesetzlich zwar nicht vorgeschrieben, dennoch absolut ein Muss und nahezu unverzichtbar für jede Eigentümergemeinschaft!