Bis wann muss die WEG-Hausgeldabrechnung fertig sein? DS Hausverwaltung

„Wo bleibt denn die Hausgeldabrechnung?“

Na, kommt Ihnen die Frage bekannt vor? Vielleicht haben Sie diese auch schon mal Ihrer Hausverwaltung gestellt? Doch was hat es eigentlich mit der Abrechnung auf sich, und bis wann muss sie fertig sein? Wer erstellt die Abrechnung, vor allem bei einem Verwalterwechsel? Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät ist? Wie geht man damit bei der Steuererklärung um und was müssen vermietende Eigentümer beachten? Das alles erkläre ich Ihnen in diesem Artikel.

1 . Erstellen der Jahresabrechnung

Wann wird die Jahresabrechnung erstellt?

Die Jahresabrechnung einer WEG wird mit Ablauf des Kalenderjahres fällig. Das heißt, die sogenannte Abrechnungsreife tritt am 01.01. des Folgejahres auf. Denn erst mit Ablauf des Jahres können alle in dem betreffenden Jahr geflossenen Zahlungen endgültig erfasst werden. Die Abrechnung wird also erst dann möglich. Die Abrechnung für das Jahr 2023 (01.01.-31.12.2023) wird zum Beispiel in der Theorie am 01.01.2024 fällig.

Doch natürlich kann Ihre Hausverwaltung nicht am 01. Januar auf den sprichwörtlichen Knopf drücken und die Abrechnung erstellen. Denn gerade Versorgungs- und Energieversorgungsunternehmen erstellen ihre Jahresabrechnungen für die WEG erst ebenfalls im Zeitraum Januar bis März. Die betrifft beispielsweise Wasser, Gas oder Wärme. Diese, für die Erstellung der Heizkostenabrechnung notwendigen, Rechnungen müssen also abgewartet werden. Liegen diese vor, kann die Heizkostenabrechnung erstellt bzw. der Messdienstleister mit der Erstellung beauftragt werden. Erst wenn die Heizkostenabrechnung dann fertig vorliegt, kann die WEG-Abrechnung vervollständigt werden.

Bis wann muss die Hausgeldabrechnung fertig sein?

Grundsätzlich gilt: Für das Erstellen der Hausgeldabrechnung Ihrer WEG gibt es keine (gesetzliche) Frist. Doch heißt das, dass sich Ihre Hausverwaltung beliebig viel Zeit lassen darf? Natürlich nicht.

Diese Frage beschäftigt die Gerichte und dementsprechend viel Rechtsprechung gibt es auch zu der Thematik. Der Bundesgerichtshof hat hierzu ebenfalls Stellung genommen. Mit Urteil VIII ZR 220/05 vom 05.07.2006 hat der BGH klargestellt, dass die WEG-Abrechnung bis spätestens zum 30.06. eines Jahres erstellt sein soll. Diese Frist gilt als angemessener Zeitraum, um die Hausgeldabrechnung zu erstellen. Um Gültigkeit zu erlangen, muss die Abrechnung (genauer gesagt die Abrechnungsspitze, also das Ergebnis der Abrechnung) danach auf einer Eigentümerversammlung genehmigt und beschlossen werden.

Gibt es Ausnahmen?

Von jeder Regel gilt es natürlich Ausnahmen. Die „6-Monate-Frist“ des BGH gilt im Regelfall und somit für den allergrößten Teil an Eigentümergemeinschaften. Gibt es besondere Situationen, muss dies berücksichtigt werden. Kommt es beispielsweise zu einer Verzögerung bei der Heizkostenabrechnung durch den Messdienstleister, oder bei Schwierigkeiten durch einen Verwalterwechsel, kann auch eine spätere Abrechnung vollkommen in Ordnung sein. Gerade nach einem Verwalterwechsel sollten Sie bedenken, dass dies sehr zeitaufwendig sein kann. Auch kann die Erstellung der Hausgeldabrechnung bei besonders großen Wohnungseigentümergemeinschaften mehr Zeit in Anspruch nehmen, als bei kleinen Objekten. Bei einer unkomplizierten WEG mit 5 Einheiten kann ein angemessener Zeitraum auch bei beispielsweise 3-4 Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres liegen. Es kommt letztlich dabei immer auf die Situation und die Größe einer WEG an.

Darüberhinaus kann auch im Verwaltervertrag der WEG mit der Hausverwaltung, oder sogar in der Teilungserklärung der Wohnungseigentümergemeinschaft eine abweichende, spezielle Regelung getroffen worden sein. Es lohnt sich also im Zweifelsfall ein Blick in diese beiden Dokumente. Verpflichtet sich beispielsweise die Hausverwaltung, die Hausgeldabrechnung bis 30.06. erstellt zu haben, dürfen Eigentümer auch drauf pochen.

Wer erstellt die Hausgeldabrechnung?

Die Antwort auf diese Frage ist im ersten Augenblick simpel: die amtierende Hausverwaltung erstellt die Hausgeldabrechnung einer WEG.

Doch auf den zweiten Blick ergeben sich auch hier weitere Überlegungen. Die Frage, wer dafür zuständig ist, stellt sich meist nach einem Verwalterwechsel. Vor allem in Fällen, in denen ein solcher Wechsel der Hausverwaltung wie üblich zum Jahreswechsel stattfindet, wirft dies Fragen auf. Denn da die Abrechnungsreife der Hausgeldabrechnung für das abgelaufene Kalenderjahr erst im Folgejahr entsteht, hat dann die neue Verwaltung auch alle Akten und die Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen und Kontoauszüge. Doch, so meinen Eigentümer auch häufig zurecht, die ausgeschiedene Verwaltung habe die laufende Buchhaltung des Jahres geführt, Umsätze verbucht und sei auch dafür bezahlt worden. Wer ist also nun zuständig?

Auch hierzu gibt es folglich einiges an Rechtsprechung. Es gilt folgendes:

a) Verwalterwechsel zum 01.01.: scheidet die Verwaltung zum Ablauf des Jahres (31.12.) aus, ist diese nicht mehr verpflichtet, das abgelaufene Jahr abzurechnen. Denn zur Fälligkeit, am 01.01. des Folgejahres, ist diese nicht mehr als Verwaltung bestellt und hat keine Berechtigungen mehr. Die Abrechnungspflicht trifft in diesem Fall also die neue Verwaltung. Dies mag Gemeinschaften unfair erscheinen, zumal es auch einen deutlichen Mehraufwand darstellt. So muss die neu bestellte Verwaltung neben der Aufnahme der regulären Verwaltungstätigkeit auch noch die gesamte Buchhaltung des vergangenen Jahres nachholen und ggf. aufarbeiten, was viel Zeit in Anspruch nimmt und je nach Zustand/Ordnung der Buchhaltungsakten auch extrem aufwändig sein kann. Auch steht der neuen Hausverwaltung hierfür standardmäßig nicht einmal eine Sondervergütung zu, trotz der deutlichen Mehrbelastung. In solchen Fällen sollten Sie zumindest Verständnis aufbringen, wenn es etwas länger dauert. Von Nachfragen, wie lange es denn wohl dauert, sollte in diesen Fallen sogar gänzlich Abstand genommen werden. Bieten Sie stattdessen an, bei Fragen zur Verfügung zu stehen. Dies kann es ihrer neuen Verwaltung deutlich erleichtern, verschiedene Buchungen zuzuordnen.

b) unterjähriger Verwalterwechsel: scheidet die Verwaltung im laufenden Wirtschaftsjahr aus, bspw. da die Bestellung zum 31.05. ausläuft, so ist sie klar für das Erstellen der Hausgeldabrechnung des abgelaufenen Wirtschaftsjahres verantwortlich. Dies gilt insbesondere im ersten Halbjahr und unabhängig davon, wann sie ausscheidet, und ob zu diesem Zeitpunkt die Möglichkeit zum Erstellen gegeben war. Beispiel: Verwalterwechsel zum 01.03.2022: die ausgeschiedene Verwaltung muss die Hausgeldabrechnung für das Jahr 2021 noch erstellen. Hierzu hat die ausscheidende Hausverwaltung auch das Recht, Kopien der Akten zu erhalten/behalten, bzw. Einsicht in die übergebenen Unterlagen zu erhalten.Findet der Verwalterwechsel im zweiten Halbjahr statt, so sollte dies im Regelfall unkritisch sein. Denn nach den oben genannten Vorgaben sollte die Hausgeldabrechnung des letzten Jahres dann schon längst erledigt sein.

Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät ist?

Viele Eigentümer sind eher ungeduldig, und hätten die Hausgeldabrechnung am Liebsten so früh wie möglich vorliegen. Einerseits, um zu wissen, ob eine Nachzahlung oder ein Guthaben herauskommt. Andererseits wird oft auf die Steuererklärung oder die Nebenkostenabrechnung für Mieter verwiesen, worauf unten gesondert Bezug genommen wird.

Die ersten Nachfragen nach der Abrechnung tauchen dabei gerne schon mal Anfang März auf – bevor überhaupt die Versorgerabrechnungen alle vorliegen. Zuerst einmal sollte also geprüft werden, ob es denn wirklich um einen Fall von „Verspätung“ geht. Davon kann ab der zweiten Jahreshälfte ausgegangen werden, sofern keine besonderen Umstände vorliegen.

Trotz aller Richtlinien, Urteilen und Vorgaben kommt es leider immer wieder vor, dass Hausverwaltungen die Jahresabrechnungen einzelner oder vieler WEG erst sehr spät im Jahr vorlegen. Dabei ist selbst November oder Dezember leider keine Seltenheit. Der mit Abstand bemerkenswerteste Fall, der mir je untergekommen ist, war die WEG-Abrechnung 2020 einer fremden Verwaltung, welche bei den Eigentümern am Heiligmorgen (mit Druckdatum 22.12.2021) im Briefkasten lag. Dass die Eigentümer in diesem Fall verärgert waren, und das zu Recht, ist sicherlich verständlich.

Doch leider kommt es vor, dass Wohnungseigentümer bei der Hausverwaltung selbst bei Nachfragen auf taube Ohren stoßen und sich gefühlt so gar nichts bewegt. Liegt die Hausgeldabrechnung nach Ablauf des ersten Halbjahres nicht vor, können Eigentümer bei der Verwaltung darauf drängen.

Führt dies nicht zum Erfolg, so kann die WEG die Erstellung der Abrechnung auch gerichtlich durchsetzen lassen. Dies wird jedoch für das Verhältnis zwischen der WEG und der Hausverwaltung nicht gerade förderlich sein. Kommt es wiederholt vor, dass die Hausgeldabrechnung einige Jahre in Folge verspätet vorliegt, kann dies sogar einen wichtigen Grund für die vorzeitige Abberufung der Hausverwaltung darstellen.

Auch wenn es seltsam erscheinen mag, hat die Wohnungseigentümergemeinschaft jedoch außer dem gerichtlichen Weg oder einer Abberufung der Verwaltung eher wenig Handhabe, wenn es sich um verspätete Abrechnungen dreht. Aus Eigentümersicht ist dies ärgerlich, vor allem wenn das Gefühl entsteht, „der Verwaltung nachlaufen zu müssen“. Kommen solche Probleme öfter vor, kann auch über einen Verwalterwechsel nachgedacht werden. Eine gute Hausverwaltung sollte also die Abrechnung zeitnah im ersten Halbjahr vorlegen.

Zu Fragen und Drängen seitens Eigentümern kommt es meist in zwei Situationen, in denen die zeitnahe Erstellung der WEG-Abrechnung häufig als augenscheinlich besonders dringlich herangezogen wird. Diese werden im Folgenden erläutert.

2. Steuererklärung der Eigentümer

„Aber ich muss doch meine Steuererklärung erstellen, und dafür brauche ich ganz dringend diese Abrechnung„. So oder so ähnlich lauten Anfragen, die auch mich frühzeitig jedes Jahr erreichen.

Zunächst einmal ist es lobenswert, dass viele Eigentümer den steuerlichen Pflichten so zeitig begegnen wollen.

Es kommt jedoch dabei jedes Jahr unweigerlich dazu, dass Wohnungseigentümer ihre Steuererklärung erstellen möchten, ihnen jedoch die Abrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr hierzu noch fehlt. Insbesondere auf die sogenannte „Bescheinigung der haushaltsnahen Dienstleistungen“ warten viele Eigentümer sehnsüchtig. Dies bringt natürlich Unzufriedenheit auf Eigentümerseite sowie Stress auf Seiten der Verwaltung mit sich. Doch alldem liegt ein Trugschluss zugrunde.

Es scheint, als kollidiere die Frist zur Erstellung der Hausgeldabrechnung für die Hausverwaltung mit den Regelungen des Einkommenssteuerrechts, welche eine Abgabe der Einkommenssteuererklärung im Regelfall bis 31.07. des Folgejahres vorsieht (bei Erstellung durch Steuerberater sogar bedeutend länger). Liegt die Hausgeldabrechnung bis dahin also nicht vor, ziehen vielen Eigentümern den Schluss, keine rechtzeitige, ordentliche Steuererklärung abgeben zu können.

Doch auch dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) ist diese Problematik offensichtlich bekannt. Das BMF hat daher im Schreiben vom 09.11.2016 an die Finanzverwaltungen unter Randnummer 47 für Wohnungseigentümer und Mieter folgendes festgehalten:

„Aufwendungen für regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen (wie z. B. Reinigung des Treppenhauses, Gartenpflege, Hausmeister) werden grundsätzlich anhand der geleisteten Vorauszahlungen im Jahr der Vorauszahlungen berücksichtigt, einmalige Aufwendungen (wie z. B. Handwerkerrechnungen) dagegen erst im Jahr der Genehmigung der Jahresabrechnung.“
BMF-Schreiben vom 09.11.2016, Rn 47

„Es ist aber auch nicht zu beanstanden, wenn Wohnungseigentümer die gesamten Aufwendungen erst in dem Jahr geltend machen, in dem die Jahresabrechnung im Rahmen der Eigentümerversammlung genehmigt worden ist.“
BMF-Schreiben vom 09.11.2016, Rn 47

Es stellt also kein Problem dar, die Kosten erst für das Jahr steuerlich geltend machen, in dem die Hausgeldabrechnung erstellt und genehmigt wurde. Die Abrechnung für das Wirtschaftsjahr 2023 wird beispielsweise im Juni 2024 erstellt und auf der ETV im August 2024 beschlossen. Die Kosten in der Abrechnung 20213 welche in 2024 beschlossen wird, können dann in der Steuererklärung für das Jahr 2024 berücksichtigt werden, welche meist erst Anfang 2025 erstellt und abgegeben wird.

Darüberhinaus sollten Wohnungseigentümer beachten, dass keine Verpflichtung der Verwaltung besteht, eine Bescheinigung über die „haushaltsnahen Dienstleistungen“ (abgekürzt HNDL) und Handwerkerleistungen nach § 35a EstG zu erstellen. Dies stellt eine Sonderleistung dar, welche nicht im üblichen Aufgabenbereich einer WEG-Verwaltung liegt. Daher wird hierfür auch im Regelfall eine Sondervergütung erhoben, um den Mehraufwand, den diese Bescheinigung mit sich bringt, zu honorieren. Denn im Rahmen der laufenden Buchhaltung erfordert es einen deutlich höheren Bearbeitungsaufwand, da der jeweilige Anteil an Arbeitsleistung bei Handwerker- / Dienstleistungsrechnungen für jede Rechnung genau ermittelt und separat gebucht werden muss.

(Hinweis: dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar! Bei fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.)

3. Vermietende Eigentümer

Eine Vielzahl an Wohnungseigentümer bewohnen ihr Sondereigentum nicht selbst, sondern haben sich für die Vermietung entscheiden. Den Mietern gegenüber müssen vermietende Eigentümer jährlich ebenso über die Betriebskosten abrechnen, wenn Vorauszahlungen neben der Kaltmiete vereinbart sind. Verständlicherweise möchten Vermieter die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig im Jahr erstellen, um gegebenenfalls die Vorauszahlungen anpassen zu können. Dazu ist die Hausgeldabrechnung der WEG notwendig. Erst wenn die vorliegt, können vermietende Eigentümer mit den Mietern abrechnen.

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung vorliegen?

Die gute Nachricht vorweg: ein besonderer Grund zur Eile besteht auch hierbei nicht. Wenn die Hausgeldabrechnung innerhalb des üblichen üblichen Rahmens im ersten Halbjahr vorliegt, ist noch mehr als genügend Zeit. Selbst bei Verzögerungen bleibt meist noch ausreichend Zeit zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter. Wichtig ist jedoch, dass mit dem Erstellen der BK-Abrechnung gewartet werden sollte, bis die Abrechnungsspitze der Hausgeldabrechnung durch die WEG beschlossen wurde, meist auf der jährlichen Eigentümerversammlung. Erst wenn diese genehmigt ist, sollten Sie sich auf das Ergebnis sowie das zugrundeliegende Zahlenwerk für Ihre Mieterabrechnung verlassen.

Entgegen der eingangs geschilderten Lage zu (fehlenden) Fristen bei WEG-Abrechnungen, gibt es klare gesetzliche Regelungen für Betriebskostenabrechnungen. Diese ergeben sich aus dem Mietrecht , insbesondere dem BGB (§556 Abs. 3 BGB). Hier ist geregelt, dass Vermieter bis spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes über die gezahlten Betriebskosten abrechnen müssen. Es gilt also der Ablauf des folgenden Kalenderjahres als Frist (31.12.).

Beispiel: Die Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum (meist Kalenderjahr) 2023, also 01.01.-31.12.2023 muss bis zum 31.12.2024 beim Mieter vorliegen.

Legen Vermieter die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf dieser Frist vor, sind etwaige Nachzahlungen von Mieterseite aus verjährt. Die Verpflichtung zur Auszahlung es etwaigen Guthabens jedoch bleibt bestehen. Somit liegt es im Interesse der Vermieter, die Betriebskostenabrechnungen rechtzeitig zu erstellen, um nicht auf Nachzahlungen sitzen zu blieben. Das Erstellen der BK-Abrechnung auf Basis der vorliegenden Hausgeldabrechnung der WEG ist normalerweise recht unkompliziert und somit auch schnell innerhalb weniger Tage erledigt.

Was aber tun, wenn die Hausgeldabrechnung selbst Anfang Dezember noch nicht vorliegt, oder – noch schlimmer – gar nicht innerhalb des Jahres kommt? Zugegeben, dieser Sonderfall wäre mehr als ärgerlich. Glücklicherweise kommt es jedoch nur wirklich selten vor, dass eine Jahresabrechnung der WEG derart spät oder gar nicht vorliegt. In diesem Fall jedoch sollten Sie unbedingt selbst aktiv werden. Liegt Ihnen nach Ablauf des ersten Halbjahres noch keine Hausgeldabrechnung Ihrer WEG-Verwaltung vor, und rechnen Sie auf Grund der Umstände nicht damit, diese noch zeitig zu erhalten, sollten Sie spätestens im September/Oktober tätig werden. Eigentümern steht grundsätzlich ein Einsichtsrecht in die Verwaltungsakten der Weg zu. Nutzen Sie dieses, um Einsicht in die Unterlagen, insbesondere die Rechnungen des betreffenden Jahres zu erhalten. Basierend auf den so ermittelten Werten, erstellen Sie Ihren Mietern selbst eine Betriebskostenabrechnung. Dieses Prozedere ist natürlich aufwändiger, als der Regelfall. Jedoch ist auch die ständige Rechtsprechung der Ansicht, dass dies durchaus zumutbar sei. Denn einen Anspruch auf Schadenersatz gegen die WEG-Verwaltung bei verspäteter Vorlage der Betriebskostenabrechnung auf Grund verspäteter Hausgeldabrechnung besteht nämlich nicht, da die Richter die Möglichkeit zur Selbsthilfe mittels Belegeinsicht akzeptabel finden.

Tipps

Aus vielerlei verschiedenen Gründen warten Eigentümer sehnsüchtig auf die Jahresabrechnung. Nach diesem Artikel wissen Sie nun, wie es um Fristen und Vorgehensweisen rund um die Hausgeldabrechnung Ihrer WEG bestellt ist. Zukünftig können Sie ohne Unsicherheiten diesbezüglich Ruhe bewahren und sich freuen, wenn die Abrechnung ins Haus oder Emailpostfach flattert.

Sollten Sie sich dennoch einmal bei dem Gedanken „Wo bleibt eigentlich die Abrechnung“ ertappen, wagen Sie einen kurzen Blick in den Kalender. Vor Ende Juni dürfen Sie sich durchaus in Geduld üben. Haben Sie seitens der Verwaltung allerdings auch nach den Sommerferien im zweiten Halbjahr nichts gehört, können Sie ruhig einmal (höflich) nachfragen.

Als Wohnungseigentümerin und WEG-Verwalterin darf ich Ihnen dabei den Rat geben: bleiben Sie freundlich, und erwecken Sie nicht den Eindruck, zu drängeln. Der Ton macht auch hier die Musik, und Ihre Haussverwaltung beschäftigt schließlich auch nur Menschen und keine Roboter. Statt der drängenden Frage, wann die Hausgeldabrechnung denn endlich kommt, fragen Sie doch lieber, ob es Unklarheiten oder Verzögerungen gibt und ob Sie behilflich sein können, diese aufzuklären. Wenn Sie auf Ihre Fragen eine informative Rückmeldung erhalten haben, teilen Sie diese am Besten mit Ihren Miteigentümern. So sind gleich mehrere, bestenfalls alle Parteien informiert und das Anfragevolumen bei Ihrer Verwaltung verringert sich dadurch.

Im Fall, dass Sie vergeblich nachfragen; wenn selbst alles Bitten und Drängen nichts bringt, weil Ihre Verwaltung sich tot stellt: holen Sie Ihre Miteigentümer ins Boot und denken Sie über einen Verwalterwechsel nach. Manchmal kann das der heilende Schritt sein. Bedenken Sie dann allerdings auch, dass auch die neue Verwaltung keine Wunder vollbringen kann und erst einmal liegengebliebene Dinge mühsam aufarbeiten muss.