keine „sonstigen kosten“

Ihre Hausgeldabrechnung besteht aus einer einzigen Seite, und da ist vielleicht auch noch der Wirtschaftsplan drauf untergebracht ? Vorsicht, das ist vermutlich völlig falsch! Eine ordentliche WEG-Abrechnung muss schon etwas mehr sein als nur ein einzelner Zettel. Denn es gehören verschiedene Angaben und Bestandteile dazu! Allzu umfangreich und künstlich aufgebläht darf es jedoch auch nicht sein – schließlich soll es dennoch leicht verständlich sein.

Was gehört also hinein: Die Aufstellung der angefallenen Ausgaben und Einnahmen der WEG (Ist), abgerechnet gegen die laut Wirtschaftsplan zu leistenden Kosten (Soll). Dazu zusätzlich die Angabe von (vom Wirtschaftsplan abweichenden) Unter- oder Überzahlungen (Ist). Dazu die Aufstellung und Entwicklung der Rücklagen, sowie (ggf. separat) der Vermögensbericht – fertig ist die Jahresabrechnung !

Die Abrechnung der WEG betrifft immer das Wirtschaftsjahr – im Regelfall ist dies gleich dem Kalenderjahr.

Aus dieser simplen Aussage ergibt sich, dass es keine zeitliche Aufteilung oder unterjährige Abrechnung geben kann (z.B.) bei unterjährigen Eigentümerwechseln.

Logisch aus Punkt 2 folgend und dennoch so wichtig, dass es einen eigenen Punkt erhalten muss: In der WEG rechnen wir nur die Zahlungen ab, die auch im Wirtschaftsjahr zwischen dem 01.01. und 31.12. geflossen sind, ganz gleich, zu welchem Zeitraum sie eigentlich gehören (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Sogenannte Abgrenzungen von Zahlungen ins Vorjahr oder Folgejahr sind nicht zulässig.

Keine Ausnahme ohne Regel: die Heizkostenverordnung steht über dem Wohnungseigentumsgesetz und gibt uns vor, dass wir Heiz- & Warmwasserkosten periodengerecht berechnen. Das beutetet, Nachzahlungen / Guthaben für Gas, Fernwärme und ggf. Wasser / Betriebsstrom. dürfen und müssen ins zugehörige Jahr gebucht werden (z.:B Nachzahlung Gas für 2023, die im Februar 2024 gezahlt wird). Dies darf allerdings auf keinen Fall für andere Kostenarten geschehen (bspw. Allgemeinstrom, Müllgebühren, Hausgeldzahlungen,…).

Es gelten für die Jahresabrechnungen der WEG also viele Vorgaben, wie eben bei einer kleinen Bilanz.

Spätestens Anfang Februar findet sich stets ein Wohnungseigentümer, der es nicht erwarten kann, und schon mal anfragt, wann denn mit der Abrechnung zu rechnen sei…?

Was nach einem Scherz klingt, ist meist Realität. Einige Monate später werden die Nachfragen dann häufiger und schärfer, mit Verweis auf Fristen. Doch mit etwas Recherche bei Dr. Google zeigt sich schnell, dass es gar keine gesetzliche Frist zur Fertigstellung gibt. Bis wann muss die Hausgeldabrechnung dann vorliegen ? Dieser Frage haben wir einen eigenen Artikel gewidmet!

Welche Kosten aus der WEG-Abrechnung sind denn nun umlagefähig auf Mieter, und welche sind es nicht ? Diese Frage beschäftigt vor allem Vermieterinnen und Vermieter. Meist wird in der Hausgeldabrechnung jedoch gleich eine solche Aufteilung vorgenommen, und die Kosten in zwei Blöcken unterteilt dargestellt.

Dies ist, wenngleich sehr häufig anzutreffen, keine Pflicht oder gar Vorgabe. Das Wohnungseigentumsgesetz interessiert sich nämlich gar nicht für Mietverhältnisse. Viele Hausverwaltungen wählen diese Form der Darstellung umlagefähiger Betriebskosten als Service für vermietende Eigentümer.

Dabei handelt es sich jedoch immer nur um einen Vorschlag, der sich an die Kostenarten der Betriebskostenverordnung anlehnt. Dazu haben wir einen ausführlichen Artikel verfasst. Welche Kosten tatsächlich auf die auf Mieter umgelegt werden dürfen, richtet sich am Ende immer nach den Vereinbarungen im Mietvertrag.

Ist die Hausgeldabrechnung fertiggestellt, und der Verwaltungsbeirat hat die Rechnungsprüfung durchgeführt, fehlt nur noch eine Sache: die Beschlussfassung !

Die Wohnungseigentümergemeinschaft genehmigt per Beschluss die sogenannte Abrechnungsspitze. Seit der WEG-Reform 2020 wird nicht mehr die gesamte Abrechnung bzw. das Zahlenwerk als solches beschlossen, sondern nur die Abrechnungsspitze; also die eine Zahl unter dem Strich am Ende jeder Einzelabrechnung.

Gut zu wissen: bei der Abrechnungsspitze handelt es sich um die Abrechnung der tatsächlichen IST-Kosten gegen den SOLL-Vorauszahlungen des Wirtschaftsplans. Weichen die tatsächlichen Zahlungen vom Wirtschaftsplan ab, durch Überzahlungen oder Rückstände, so wird ein Saldo gebildet. Dieser wird nachsichtlich ausgewiesen, und wenn entsprechend beschlossen, bei der Auszahlung gegen die Abrechnungsspitze gerechnet.

Erst mit dem Beschluss wird die Abrechnungsspitze fällig, und zwar zu dem im Beschluss festgelegten Datum. Vorher müssen Sie keine Nachzahlung leisten. Ebenso darf ein Guthaben erst nach dieser Beschlussfassung ausgezahlt werden – Sie dürfen sich also nach Erhalt der Hausgeldabrechnung noch etwas gedulden, bis ein Guthaben auf Ihr Konto gespült wird.

Profis sprechen seit der WEG-Reform übrigens nicht mehr von Guthaben oder Nachzahlungen. Es heißt korrekt nun Nachschüsse (ehem. Nachzahlungen) oder Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (ehem. Guthaben). Wunder Sie sich also nicht, wenn dies im Beschlusstext so formuliert ist.

Ist die Hausgeldabrechnung erledigt, werden einige Informationen und Angaben auch für Ihre Steuererklärung benötigt. Meist wird hier vor allem die Bescheinigung nach §35a EStG über haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen benötigt.

Doch was es damit auf sich hat, und was Sie dazu wissen müssen, ist nicht in zwei Sätzen erklärt. Daher finden Sie hier eine ausführliche Info.

Die WEG-Abrechnung stellt eine Rückblick über das vergangene Wirtschaftsjahr dar. Doch hinsichtlich der Rücklagen empfiehlt sich hier ein Weitblick.

Schauen Sie sich ganz genau die Aufstellungen zu den (ggf. mehreren) Rücklage an. Die wichtigste dürfte hier die bekannte Erhaltungsrücklage (früher: Instandhaltungsrücklage) sein.

Deren Höhe und Entwicklung über die letzten Jahre bestimmt die Möglichkeiten der Wohnungseigentümergemeinschaft, in den kommenden Jahren zu investieren und das Gebäude in ausgezeichnetem Zustand zu erhalten.

Zu beachten ist dabei, dass jede Rücklage, insbesondere die Erhaltungsrücklage einem Zweck, dient (bspw. der Erhaltung des Gemeinschaftseigentums). Die zweckgebundenen Gelder dürfen daher auch nur mit Beschluss der Eigentümergemeinschaft verwendet werden. Entnahmen ohne Beschluss sind unzulässig und sollten dringend überprüft werden. Nur so behält Ihre WEG auch den finanziellen Puffer, um die Immobilie werterhaltend zu bewirtschaften.