Die perfekte Betriebskostenabrechnung

Alles, was Mieter und Vermieter zur Betriebskostenabrechnung wissen müssen – damit diese auch wirklich korrekt ist!

Was Sie in diesem Artikel erwartet:

Streitpunkt Betriebskostenabrechnung

Was sind Betriebskosten?

Nebenkosten oder Betriebskosten?

Welche Kosten zahlen Mieter?

Welche Kosten müssen Vermieter zahlen?

Die Heizkostenabrechnung

Tipps für die perfekte Betriebskostenabrechnung

Streitpunkt Betriebskostenabrechnung

Die jährliche Betriebskostenabrechnung – Fast jeder wurde schon einmal damit konfrontiert. Diese sorgt schnell für Streit zwischen Mieter und Vermieter, vor allem dann, wenn Mieter hohe Nachzahlungen leisten sollen.

Laut Einschätzung des „Deutschen Mieterbundes“ von 2018 sind rund 50 % aller Betriebskostenabrechnungen fehlerhaft!

Diese Einschätzung deckt sich mit meinen Erfahrungen in der Praxis – überraschend viele Abrechnungen weisen Fehler auf. Häufig finden sich neben Flüchtigkeitsfehlern auch systematisch falsch berechnete Kosten. So werden beispielsweise häufig nicht umlagefähige Kosten auf den Mieter übertragen, oder ein falscher Verteilerschlüssel verwendet. Schnell ist die Abrechnung für den Mieter nicht mehr nachvollziehbar und inhaltlich schlichtweg falsch.

Doch welche Kosten müssen Mieter:innen überhaupt tragen? Und was sind eigentlich Betriebskosten? Wo liegt der Unterschied zu Nebenkosten? All diese Fragen beantworte ich Ihnen in diesem Artikel.

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind Aufwendungen, die bei der Bewirtschaftung und dem bestimmungsgemäßen Gebrauch eines Gebäudes laufend entstehen.

Diese sind im deutschen Recht durch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) klar definiert und geregelt.

Grundsätzlich können Betriebskosten das ganze Gebäude betreffend anfallen (z.B. Hausmeister, Hausreinigung, Aufzug, Versicherung), durch öffentliche Lasten und Abgaben begründet sein (z.B. Grundsteuer) oder durch die Mieter selbst verursacht werden (z.B. Heizung, Wasser, Abfallentsorgung).

Nebenkosten oder Betriebskosten?

Im täglichen Sprachgebrauch werden die beiden Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten meist synonym verwendet. Man sagt eher „Nebenkostenabrechnung“ als „Betriebskostenabrechnung“. Obwohl die beiden Begriffe also gleich verwendet werden, sind Nebenkosten nicht gleich Betriebskosten! Es gibt einen wichtigen Unterschied!

Der Begriff „Nebenkosten“ wird bei Immobilien oft für die Mietnebenkosten verwendet. Dabei bezeichnet der Begriff eigentlich die Hausnebenkosten. Dies schließt alle Kosten ein, die Eigentümer:innen rund um die Immobilie tragen müssen. Diese enthalten auch z.B. Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten, welche nicht an die Mieter weiter berechnet werden dürfen. Der Begriff Nebenkosten taucht aber auch in anderem Kontext auf, z.B. bei den Kaufnebenkosten einer Immobilie.

Korrekt ist der Begriff Betriebskosten für die umlagefähigen, laufenden Bewirtschaftungskosten einer Immobilie. Diese dürfen auf Mieter umgelegt und im Rahmen der Betriebskostenabrechnung (umgangssprachlich Nebenkostenabrechnung) abgerechnet werden. Diese sollte also korrekt Betriebskostenabrechnung heißen.

Fazit: Zwar sind alle Betriebskosten auch gleichzeitig Nebenkosten, umgekehrt gilt dies jedoch nicht!

Welche Kosten zahlen Mieter?

Die Betriebskosten, die Mieter*innnen zahlen müssen, sind genau in §2 der BetrKV (Betriebskostenverordnung)festgelegt und definiert. Die Verordnung kennt dabei 17 verschiedene Arten von Betriebskosten. Diese können an Mieter weiterberechnet werden. Der oder die Eigentümer rechnen dann einmal jährlich über die für den Abrechnungszeitraum angefallenen Kosten ab. Die Betriebskosten, die Mieter zahlen, werden im Mietvertrag festgelegt. Es ist dabei übrigens auch ausreichend, wenn im Mietvertrag auf die Betriebskosten Bezug genommen wird, ohne dass alle einzeln aufgezählt werden.

Meist ist es so geregelt, dass Mieter neben der monatlichen Kaltmiete eine Vorauszahlung für die Betriebskosten leisten. Die Vorauszahlungen eines Jahres werden dann in der Betriebskostenabrechnung den in diesem jähr angefallenen kosten gegenübergestellt. Der Abrechnungszeitraum ist üblicherweise das Kalenderjahr. Vermieter können aber auch im Mietvertrag einen abweichenden Zeitraum festlegen. Zudem können Vermieter wählen, ob nach dem Verursachungsprinzip (= alle Kosten die im Kalenderjahr entstanden sind, unabhängig davon wann sie tatsächlich bezahlt wurden) oder nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip (= alle Kosten, die zwischen 01.01. und 31.12. bezahlt wurden, unabhängig davon zu welchem Jahr diese gehören) abrechnen.

Die Gesamtkosten des Hauses werden dabei nach einem bestimmten Maßstab auf die Mieter verteilt. Dieser Umlageschlüssel wird meist im Mietvertrag vereinbart oder kann vom Vermieter nach billigem Ermessen festgelegt werden. Grundsätzlich sollten die Kosten möglichst verursachungsgerecht, d.h. nach Verbrauch (z.B. über Zähler), alternativ nach Personenzahl oder nach Wohnfläche berechnet werden. Ist nichts festgelegt, dürfen Vermieter von Eigentumswohnungen übrigens auch die Verteilung übernehmen, nach der die Hausverwaltung die Kosten verteilt (z.B. Miteigentumsanteil).

Folgende Kostenarten für Betriebskosten sind definiert:

die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks, besonders die Grundsteuer
die Wasserversorgung: u.a. Wasserverbrauch, Grundgebühren, Anmietung von Wasserzählern (inkl. Kosten ihrer Verwendung, Eichung, Berechnung und Aufteilung), Wartung von Wassermengenreglern, eigene Wasserversorgungsanlage, Wasseraufbereitungsanlage inkl. Aufbereitungsstoffe
Entwässerung: Kanalgebühren, Entwässerungspume o.ä.
Heizungs- und oder Warmwasserkosten (siehe Kapitel Heizkostenabrechnung)
Personen- oder Lastenaufzug: Betriebsstroms, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung, Pflege, regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, Einstellung durch eine Fachkraft, Reinigung der Anlage, Notruffunktion (Mobilfunk und Bereitschaftsdienst)
Straßenreinigung
Müllbeseitigung: Abfallbehältnisse, Abfallentsorgung, Müllkompressoren, Müllschlucker, Müllabsauganlagen, Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung
Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung: Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile (Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs)
Gartenpflege: Pflege gärtnerisch angelegter Flächen, Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Pflege von Spielplätzen, Erneuerung von Sand, Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen
Beleuchtung: Strom für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile (wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen)
Schornsteinreinigung: Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit nicht in der Heizkostenabrechnung berücksichtigt
Sach- und Haftpflichtversicherung: Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, Glasversicherung, Haftpflichtversicherung für das Gebäude,Versicherung für Öltank und Aufzug
Hauswart/Hausmeister: Vergütung, Sozialbeiträge, geldwerte Leistungen, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betreffen oder unter eine der anderen Kostenarten fallen.
Gemeinschafts-Antennenanlage: Betriebsstrom, regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft, Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage, Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen
Betrieb einer mit Breitbandnetz verbundenen privaten Verteilanlage: Betriebsstrom, regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft einschließlich Einstellung durch eine Fachkraft, Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Anlage, Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen, laufende monatliche Grundgebühren für Breitbandanschlüsse
Einrichtungen für die Wäschepflege: Betriebsstrom, Überwachung, Pflege, Reinigung, regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, Wasserversorgung (sofern nicht unter den Kosten der Wasserversorgung angesetzt)

Zudem gibt es einen Punkt 17, welcher unter „sonstige Betriebskosten“ Raum lässt, um laufend zum Gebäude anfallende Kosten einzuordnen, welche nicht direkt unter Punkt 1 bis 16 passen. Diese müssen dann jedoch einzeln und ausdrücklich im Mietvertrag benannt sein, um an Mieter weiterberechnet werden zu dürfen.

Welche Kosten müssen Vermieter zahlen?

Einige Kostenpunkte in der Bewirtschaftung des Hauses dürfen nicht an die Mieter weiter berechnet werden. Alle Kosten (genauer gesagt Nebenkosten), die um das Haus herum anfallen, die nicht zu den Betriebskosten zählen, müssen Vermieter ebenfalls selbst tragen. Beispiel hierfür sind:

Kontoführungsgebühren
Kosten für die Hausverwaltung
Reparaturarbeiten, Instandhaltung
Reparaturen (oder deren Anteil an Vollwartungsverträgen) z.B. bei Fahrstühlen
Anschaffung oder Miete von Rauchwarnmeldern
Anschaffung oder Miete von Wasserzählern
private Versicherungen des Vermieters (z.B. Vermieterrechtschutz)
Fassadenreinigung
Austausch von Fenstern
nicht vereinbarte sonstige Betriebskosten (z.B. Dachrinnenreinigung; Wartung von Tiefgaragentoren, Fettabscheidern oder sonstigen technischen Einrichtungen).

Werden die „Sonstigen Betriebskosten“ unter §2 (17) BetrKV nicht explizit im Mietvertrag festgehalten und benannt, dürfen diese nicht auf Mieter umgelegt werden und sind folglich vom Vermieter zu tragen.

Die Heizkostenabrechnung

Als Bestandteil der Nebenkosten machen die Heiz- & Warmwasserkosten meist einen Großteil der Summe auf der Betriebskostenabrechnung aus. Daher widme ich diesem Teil einen separaten Abschnitt.

Mieter erhalten in der Regel eine separate Heizkostenabrechnung durch einen Messdienstleister. Dies können regionale kleinere Messdienstunternehmen sein, oder auch große bekannte Anbieter wie z.B. Techem, Ista oder Brunata. Diese kümmern sich um die Heizkostenverteiler (die kleinen Messgeräte an den Heizkörpern) und Warmwasserzähler, und lesen die Verbrauchswerte jährlich ab. Daraus wird dann durch diesen Messdienst auch direkt die Heizkostenabrechnung erstellt.

In der Heizkostenabrechnung werden die angefallenen Kosten, die zur Bereitstellung von Heizung und Warmwasser angefallen sind berechnet und auf die einzelnen Parteien im Haus verteilt. Welche Kosten darunter fallen, regelt die Heizkostenverordnung. Diess sind unter anderem folgende Kosten:

Betrieb der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage, alternativ Wärmelieferungen oder dezentrale Etagenheizungen:

Kosten der verbrauchten Brennstoffe und der Lieferung
Betriebsstrom,
Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft
Reinigung der Anlage und des Betriebsraumes
Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz
Kosten der Anmietung, Gebrauchsüberlassung, Eichung und Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung
Kosten der Berechnung, Aufteilung und Verbrauchsanalyse (mit Entwicklung der letzten 3 Jahre)
Entgelt für Wärmelieferung und dazu notwendige Hausanlagen

Betrieb der zentralen Warmwasserversorgungsanlage oder Warmwasserlieferung:

Kosten der Wasserversorgung, soweit sie nicht gesondert abgerechnet werden
Wasserverbrauch
Grundgebühren
Zählermiete und Kosten der Verwendung von Zwischenzählern
Betrieb einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage
Betrieb einer hauseigenen Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe
Kosten der Wassererwärmung entsprechend den Kosten der Heizungsanlage.

Da die Kosten für Heizung und Warmwasserversorgung meist eng miteinander verbunden sind, werden diese in einer gemeinsamen Abrechnung aufgeführt. Die Verteilung der Kosten auf die jeweiligen Nutzer wird auch die die Heizkostenverordnung geregelt. In der Regel ist das eine 30/70 Verteilung:

30% Grundkosten, verteilt nach der Wohnfläche in Quadratmetern (m2)

70% Verbrauchskosten, verteilt nach dem gemessenen Verbrauch

Mindestens 50% (maximal 70%) der Kosten für Warmwasser und Heizung müssen nach dem Verbrauch berechnet werden. Dabei hat sich die 30/70-Regelung als gebräuchlich entwickelt. Durch diese Aufteilung soll natürlich natürlich zum vernünftigen und sparsamen Heizen angeregt werden. Die Verteilung ist durch diese Aufteilung auch fair – wer viel heizt, zahlt auch mehr. Leerstehende Wohnungen werden dann nur mit einem geringen Anteil an Grundkosten berechnet, während Mieter, die viel heizen auch viel bezahlen.

Tipp: Regelmäßiges Stoßlüften für 5-10 Minuten, statt Fenster lange auf Kipp zu lassen. Wenn länger gelüftet wird, Heizkörper abdrehen. Wer es digital mag kann noch einen Schritt weiter gehen: smarte Thermostate lassen sich bequem von Smartphone aus steuern. Meist lassen sich sogar Heizpläne erstellen oder man kann Fenstersensoren koppeln, die beim Öffnen der Fenster automatisch die Heizung abdrehen!

Tipps für die perfekte Betriebskostenabrechnung

Zusammenfassend möchte ich Ihnen einige Tipps mit an die Hand geben, die Sie gerne als Checkliste beim Erstellen Ihrer Betriebskostenabrechnung heranziehen können. So lassen sich die ein oder anderen Fehler schnell vermeiden!

Prüfen Sie immer den Mietvertrag! Was ist im Mietvertrag festgehalten worden? Welche Verteilerschlüssel gelten? Welche Betriebskostenarten und sonstigen Betriebskosten sind dort vereinbart?
Haben Sie wirklich nur umlagefähige Kosten auf den Mieter übertragen?
Prüfen Sie, ob Kostenpunkte doppelt abgerechnet werden (bspw. Hausmeister & Gartenpflege, obwohl der Hausmeister die Tätigkeiten für die Grünpflege durchführt).
Geben Sie die Gesamtsummen zu jeder Kostenposition an, und daneben die auf den jeweiligen Nutzer entfallenden Kosten.
Geben Sie immer die Verteilerschlüssel an, und erklären Sie diese (meist unterhalb der Berechnung). Weisen Sie dabei Gesamtanteil des Hauses und Einzelanteil des Nutzers aus.
Berechnen Sie zeitanteilig, wenn Mieter unterjährig ein- oder ausgezogen sind.
Seien Sie pünktlich! Die Abrechnung muss bis 31.12. des Folgejahres den Mietern vorliegen.
Holen Sie sich Unterstützung! Wenn Sie nicht weiterkommen, unsicher sind, oder vielleicht auch keine Lust haben, sich die Verordnungen und Vorschriften anzueignen: geben Sie die Abrechnung einfach in professionelle Hände! Ich übernehme diese Aufgabe gerne für Sie und biete einen Abrechnungsservice an. Nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf.